Informacje dot. dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych
w Powiatowym Banku Spółdzielczym w Kędzierzynie-Koźlu
zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów 

 Informacje ogólne

1. Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Powiatowym Banku Spółdzielczym w Kędzierzynie – Koźlu, zwana dalej „Procedurą”, określa tryb zgłaszania przez Sygnalistów przypadków naruszeń prawa, procedur i standardów etycznych, w tym również rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz obowiązujących w Banku regulacji wewnętrznych i standardów etycznych.
2. Celem Procedury jest stworzenie dla Sygnalistów niezależnego kanału do zgłaszania naruszeń, który wesprze działania Banku zmierzające do:
   1. 1) zapobiegania nadużyciom dotyczącym m.in.: sprzeniewierzenia majątku, fałszowania dokumentów finansowych i księgowych, powiązań korupcyjnych, konfliktów interesów, wykorzystywania lub ujawniania informacji poufnych oraz innych przypadków naruszeń oraz czynności powodujących utratę reputacji przez Bank zaniedbywania obowiązków skutkujących konsekwencjami materialnymi lub niematerialnymi dla Powiatowego Banku Spółdzielczego w Kędzierzynie - Koźlu, itp.;
   2. 2) łagodzenia skutków prawnych i finansowych w przypadku wcześniejszego wykrycia nadużycia;
   3. 3) stałego podnoszenia poziomu lojalności Pracowników wobec Banku,
   4. 4) umacniania wizerunku Banku jako Banku etycznego i transparentnego;
   5. 5) eliminacji ewentualnych przypadków oraz ryzyka łamania przepisów prawa, w tym również przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu.

Sygnalista

Sygnaliści to osoby, które zgłaszają informacje na temat naruszeń obowiązujących norm postępowania uregulowanych w przepisach prawa, procedurach wewnętrznych Banku oraz przyjętych w Banku standardach etycznych, odgrywają istotną rolę w zapewnieniu działania Banku zgodnego z prawem, najlepszymi standardami oraz zasadami etyki, gdyż dostarczane przez nich w dobrej wierze informacje pozwalają skutecznie minimalizować szkodliwe skutki nielegalnych lub naruszających obowiązujące procedury i nieetycznych działań.

Sygnalista zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

1. pracownik, były pracownik, kandydat do pracy;
2. pracownik tymczasowy;
3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4. przedsiębiorca;
5. prokurent;
6. akcjonariusz lub wspólnik;
7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9. stażysta;
10. wolontariusz;
11. praktykant.

Działanie sygnalistów ma charakter działania etycznego, ukierunkowanego „ku dobru” i jest wyrazem odpowiedzialności i dbałości o przestrzeganie prawa, dobro społeczne oraz wartości Banku, w tym legalne, etyczne, zgodne z wszelkimi zasadami funkcjonowanie Banku.

Kanały zgłaszania naruszeń

1. Sygnalista mposądzanych o naruszenie, a także osób udzielających wyjaśnień w toku działań następczych.
2. może dokonać zgłoszenia za pomocą wyznaczonego kanału komunikacji zapewnianego przez Bank
   1. Kanał komunikacji zapewnia odpowiednie:
   2. środki i procedury komunikacji, które zapewniają poufność sygnaliście, także pomocnikom sygnalisty;
   3. ochronę danych osobowych sygnalisty, a także pomocników sygnalisty oraz osób powiązanych z sygnalistą;
3. ochronę danych osobowych innych osób, w tym osób
4. Bank zapewnia sygnaliście dokonanie zgłoszenia ustnie lub pisemnie.
5. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie oraz na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia, za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 7 dni od dnia otrzymania takiego wniosku z zachowaniem zasad poufności.
6. Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej – Formularz zgłoszenia nieprawidłowości
7. Sygnalista może dokonać zgłoszenia za pośrednictwem:
8. poczty tradycyjnej z zastosowaniem dwóch kopert. Pierwsza adresowana jest na: Powiatowy Bank Spółdzielczy w Kędzierzynie-Koźlu, ul. Rynek 6a, 47-200 Kędzierzyn-Koźle, druga koperta z hasłem podanym do wiadomości wszystkim pracownikom Banku o brzmieniu „ ANONIMUS” ;
9. bezpośredniego kontaktu z Prezesem Zarządu.
10. Zgłoszenia są wyjaśniane z pełną starannością i wnikliwością, z zachowaniem zasad obiektywizmu.
11. Gdy zgłoszenie dotyczy Członka Zarządu Banku, wówczas Sygnalista ma możliwość zgłoszenia bezpośrednio do Przewodniczącego Rady Nadzorczej. W takim przypadku zgłoszenie należy przesłać pocztą tradycyjną z zastosowaniem dwóch kopert. Pierwsza adresowana jest na: Powiatowy Bank Spółdzielczy w Kędzierzynie-Koźlu, ul. Rynek 6a, 47-200 Kędzierzyn-Koźle, druga koperta z adnotacją Przewodniczący Rady Nadzorczej Powiatowego Banku Spółdzielczego w Kędzierzynie-Koźlu oraz hasłem podanym do wiadomości wszystkim pracownikom Banku o brzmieniu „ ANONIMUS”.
12. W przypadku zgłoszenia ustnego dokonanego podczas bezpośredniego spotkania za zgodą Sygnalisty, zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osoby upoważnione do przyjęcia zgłoszenia, w tym wsparcia technicznego lub wsparcia administracyjnego procesu przyjęcia zgłoszenia.
13. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania wymienionego w ust. 9 przez jego podpisanie.
14. Przyjęcie zgłoszenia jest potwierdzane Sygnaliście na podany przez niego adres do kontaktu w ciągu 7 dni od przyjęcia zgłoszenia, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie. Potwierdzenia dokonuje Prezes Zarządu / odpowiednio Przewodniczący Rady Nadzorczej lub na polecenie Prezesa Zarządu / odpowiednio Przewodniczącego Rady Nadzorczej - Kierujący Zespołem ds. zgodności, który jest upoważniony do przeprowadzenia działań następczych.

Ochrona Sygnalisty

1. Bank zapewnia Sygnalistom, a także pomocnikom Sygnalisty, jak również osobom powiązanym z sygnalistą ochronę przed podejmowaniem wobec nich działań odwetowych, w tym o charakterze represyjnym lub wpływających na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegających na kierowaniu gróźb.
2. Bank, pracownicy Banku oraz inne osoby wykonujące czynności na rzecz Banku nie mogą podejmować wobec Sygnalistów, a także pomocników Sygnalistów działań o charakterze odwetowym, w tym represyjnym lub wpływających na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegających na kierowaniu wobec nich gróźb, w szczególności działań negatywnie wpływających na ich warunki pracy lub zatrudnienia.
3. W szczególności dokonanie uzasadnionego zgłoszenia nie może być podstawą do wszczęcia wobec pracownika dokonującego zgłoszenia postępowania dyscyplinarnego, nie może być powodem wypowiedzenia umowy o pracę lub pogorszenia warunków pracy lub płacy.
4. Bank zapewnia pracownikom oraz innym osobom wykonującym czynności związane z realizacją przez Bank obowiązków, o których mowa w art. 74, art. 86, art. 89 i art. 90 Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu ochronę przed podejmowaniem wobec tych osób działań o charakterze represyjnym lub wpływających na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegających na kierowaniu gróźb.
5. Zakazane działania odwetowe obejmują działania wymienione w art. 12 oraz art. 13 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, w tym próby lub groźby zastosowania takich działań.
6. Jakiekolwiek działania odwetowe, w tym o charakterze represyjnym lub wpływające na pogorszenie sytuacji prawnej lub faktycznej Sygnalisty lub pomocnika Sygnalisty, jak również osób powiązanych z Sygnalistą lub polegające na kierowaniu wobec nich gróźb, w szczególności działań negatywnie wpływających na ich warunki pracy lub zatrudnienia będące rezultatem dokonanego zgłoszenia zgodnie z zapisami niniejszej Procedury, będą traktowane jako poważne naruszenia Procedury oraz naruszenie dyscypliny pracy.
7. Sygnalista lub pomocnik Sygnalisty, którzy ujawnili swoją tożsamość lub gdy ich tożsamość została ujawniona bez ich zgody i doznają działań odwetowych powinni powiadomić o tym Prezesa Zarządu / odpowiednio Radę Nadzorczą.
8. Prezes Zarządu / odpowiednio Rada Nadzorcza odpowiada za podjęcie działań mających na celu ochronę osoby doznającej działań odwetowych.

Zgłoszenia zewnętrzne

Zgodnie z przepisami ustawy z 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów, Sygnalista będzie mógł dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenie zewnętrzne będzie przyjmowane przez właściwe organy publiczne na zasadach określonych w ustawie z 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów.

Klauzula informacyjna - dokonywanie zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Powiatowym Banku Spółdzielczy w Kędzierzynie-Koźlu